Indicazioni operative del Capo del Dipartimento per l'organizzazione dell'Osservatorio sulle buone pratiche nelle attività di protezione civile

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO DELLA PROTEZIONE CIVILE

VISTA la legge 23 agosto 1988, n. 400 e successive modificazioni, recante la disciplina dell'attività di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri;

VISTO la legge 7 agosto 1990, n. 241 recante “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”;

VISTO il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 303, recante “Ordinamento della Presidenza del Consiglio dei ministri, a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59”;

VISTO il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 settembre 2012, recante “Definizione dei principi per l’individuazione ed il funzionamento dei Centri di competenza”;

VISTO il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 1° ottobre 2012 recante Ordinamento delle strutture generali della Presidenza del Consiglio dei Ministri”;

VISTO il decreto del Segretario Generale della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 28 aprile 2021 con il quale sono state individuate le attribuzioni delle strutture organizzative in cui si articola il Dipartimento della protezione civile a far data dal 15 giugno 2021;

VISTO il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 5 dicembre 2022, visto e annotato al n. 4554 in data 7 dicembre 2022 dall’Ufficio di bilancio e per il riscontro di regolarità amministrativo contabile della Presidenza del Consiglio dei Ministri e registrato alla Corte dei Conti il 9 dicembre 2022 al n. 3119, con il quale è stato conferito all’ Ing. Fabrizio CURCIO, ai sensi degli articoli 18 e 28 della legge 23 agosto 1988, n. 400, nonché dell’articolo 19 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, l'incarico di Capo del Dipartimento della Protezione Civile, a far data dal 5 dicembre 2022 e fino al verificarsi della fattispecie di cui all’articolo 18, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400, fatto salvo quanto previsto dall'art. 3 del D.P.R. 3 luglio 1997, n. 520;

RILEVATO che con il sopra richiamato D.P.C.M. del 5 dicembre 2022 all’ Ing. Fabrizio CURCIO, Capo del Dipartimento della protezione civile, è stata attribuita la titolarità del centro di responsabilità amministrativa n. 13 “Protezione Civile” del bilancio di previsione della Presidenza del Consiglio dei Ministri;

VISTO il decreto legislativo n. 1 del 2 gennaio 2018 “Codice della protezione civile” e successive modifiche ed integrazioni, inerente alle attribuzioni del Dipartimento della protezione civile della Presidenza del Consiglio dei Ministri, ed in particolare l’art. 8 comma 1, lettera a) che nell’elencare i compiti per lo svolgimento dei quali il Presidente del Consiglio dei Ministri si avvale del Dipartimento della protezione civile individua “l’indirizzo, la promozione e il coordinamento delle amministrazioni dello Stato, centrali e periferiche, delle regioni, dei comuni e delle relative forme di aggregazione o di esercizio aggregato di funzioni, delle città metropolitane, delle province in qualità di enti di area vasta di cui alla legge 7 aprile 2014, n.56, secondo le modalità organizzative ivi disciplinate, degli enti pubblici nazionali e territoriali e di ogni altra istituzione ed organizzazione pubblica e privata presente sul territorio nazionale in materia di protezione civile” specificando che tale funzione di indirizzo, promozione e coordinamento avvenga “anche mediante l’attivazione di un osservatorio sulle buone pratiche nelle attività di protezione civile”;

VISTA la Direttiva del Ministro per la Protezione Civile e le Politiche del mare del 7 dicembre 2023 “Istituzione dell’Osservatorio sulle buone pratiche nelle attività di protezione civile” ed in particolare l’articolo 4 che prevede che il Capo del Dipartimento della protezione civile emana apposite Indicazioni operative ai sensi dell’articolo 15, comma 3, del decreto legislativo 2 gennaio 2018, n. 1, per la definizione delle modalità di organizzazione dell’Osservatorio e delle relative attività, con particolare riferimento all’attività di raccolta, sistematizzazione, condivisione e monitoraggio, per la definizione dei criteri specifici per la individuazione delle buone pratiche di protezione civile nonché per la validazione delle attività;

RITENUTO necessario procedere, con le presenti Indicazioni operative all’individuazione delle modalità di organizzazione e delle relative attività, con particolare riferimento all’attività di raccolta, sistematizzazione, condivisione e monitoraggio di cui all’articolo 1, comma 2, della medesima Direttiva, nonché alla definizione dei criteri specifici per la individuazione delle buone pratiche di protezione civile;

DATO ATTO che l’Osservatorio opera, ai sensi dell’articolo 5 della citata Direttiva del 7 dicembre 2023, in fase di prima applicazione, in forma sperimentale per un periodo di 24 mesi decorrenti dalla data di entrata in vigore delle presenti Indicazioni operative;

TENUTO CONTO che ai sensi dell’articolo 15, comma 3 del decreto legislativo n.1 del 2018, il Capo del Dipartimento della protezione civile, nell'ambito dei limiti e delle finalità eventualmente previsti nelle direttive di cui al comma 1, può adottare Indicazioni operative finalizzate all'attuazione di specifiche disposizioni in esse contenute da parte del Servizio nazionale, consultando preventivamente le componenti e strutture operative nazionali interessate;

PRESO ATTO degli esiti della consultazione avvenuta con nota prot. n. 30223 del 11 giugno 2024.delle componenti e strutture operative nazionali mediante i rispettivi rappresentanti in seno al Comitato operativo nazionale della protezione civile

EMANA LE SEGUENTI INDICAZIONI OPERATIVE

Premessa

1. Attività specifiche ed elementi qualificativi dell’Osservatorio

2. Criteri per l’individuazione di una buona pratica di protezione civile

3. Organizzazione dell’Osservatorio

  3.1. La gestione dell’Osservatorio

  3.2 Il percorso di individuazione delle buone pratiche

  3.3 Il percorso di raccolta e selezione delle buone pratiche

  3.4 Il percorso di condivisione delle buone pratiche

  3.5 Funzioni del Gruppo di Gestione

4. Fase di validazione dell’attività dell’Osservatorio

5. Oneri e clausola di salvaguardia

Premessa

L’art. 8, comma 1, lettera a), del decreto legislativo n. 1 del 2 gennaio 2018 “Codice della protezione civile” e ss.mm.ii. assegna al Dipartimento della protezione civile il compito di attivare un Osservatorio sulle buone pratiche nelle attività di protezione civile (di seguito Osservatorio). In particolare il Codice stabilisce che il Dipartimento della protezione civile, allo scopo di supportare il Presidente del Consiglio dei Ministri nella sua qualità di autorità nazionale di protezione civile, possa, tra l’altro, attivare un Osservatorio sulle buone pratiche di protezione civile nell’ambito dell’attività di “indirizzo, promozione e coordinamento delle attività delle amministrazioni dello Stato, centrali e periferiche, delle regioni, dei comuni e delle relative forme di aggregazione o di esercizio aggregato di funzioni, delle città metropolitane, delle province in qualità di enti di area vasta di cui alla legge 7 aprile 2014, n. 56 secondo le modalità organizzative ivi disciplinate, degli enti pubblici nazionali e territoriali e di ogni altra istituzione ed organizzazione pubblica e privata presente sul territorio nazionale in materia di protezione civile”.

L’Osservatorio è, quindi, uno degli strumenti a disposizione del Presidente del Consiglio dei Ministri, nella sua qualità di autorità nazionale di protezione civile, e del Dipartimento della protezione civile, di cui si avvale, per l’esercizio della funzione di promozione, indirizzo e coordinamento del Servizio nazionale della protezione civile (di seguito SNPC).

Con la Direttiva del Ministro per la Protezione Civile e le Politiche del mare del 7 dicembre 2023 “Istituzione dell’Osservatorio sulle buone pratiche nelle attività di protezione civile”, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 50 del 29 febbraio 2024 (di seguito Direttiva) è stato istituito l’Osservatorio definendo il concetto di buona pratica di protezione civile e individuando le seguenti attività mediante le quali esso persegue le finalità stabilite dalla legge:

1. raccolta delle buone pratiche di protezione civile per assicurare l’indirizzo, la promozione e il coordinamento delle amministrazioni dello Stato, centrali e periferiche, delle regioni, dei comuni e delle relative forme di aggregazione o di esercizio aggregato di funzioni, delle città metropolitane, delle province in qualità di enti di area vasta di cui alla legge 7 aprile 2014, n.56, secondo le modalità organizzative ivi disciplinate, degli enti pubblici nazionali e territoriali e di ogni altra istituzione ed organizzazione pubblica e privata presente sul territorio nazionale in materia di protezione civile;

2. sistematizzazione e condivisione delle esperienze del SNPC qualificate come buone pratiche in una logica di cooperazione, crescita, ottimizzazione e auto-miglioramento del Servizio medesimo;

3. monitoraggio della validità nel tempo delle buone pratiche raccolte, al fine di assicurarne l’eventuale aggiornamento, anche a fronte di modificazioni del quadro normativo o del contesto organizzativo ed operativo di riferimento, ovvero di rilevarne il superamento.

1. Attività specifiche ed elementi qualificativi dell’Osservatorio

Le seguenti attività specifiche costituiscono elementi qualificativi dell’Osservatorio, nell’ambito delle finalità stabilite dalla legge:

• promuovere buone pratiche all’interno del SNPC, in particolare con il fine di stimolare il confronto tra i diversi attori del sistema, di valorizzare e condividere le soluzioni adottate dinanzi a problemi incontrati nelle diverse attività e di favorirne la disseminazione e condivisione tra i diversi soggetti del sistema per trovare soluzioni efficaci o innovative a problemi comuni, incentivando e stimolando la cooperazione tra i diversi attori e l’acquisizione di nuove competenze;
• diffondere la cultura di protezione civile all’interno del Servizio nazionale e più in generale nella società civile;
• segnalare lezioni apprese ed errori rilevati, anche solo potenzialmente, allo scopo di trarre dalle relative esperienze utili elementi per prevenirne la ripetizione futura e al fine di promuovere una gestione proattiva di tali criticità, anche favorendo la condivisione di procedure, strumenti e reazioni/risposte date tra diversi soggetti del SNPC;
• raccogliere le buone pratiche individuate come azioni o insieme di azioni che sono risultate utili in un determinato contesto e che, pur non potendo essere considerate universalmente valide, possono, comunque, essere intese come riferimenti generali che necessitano di adattamenti ai singoli contesti territoriali per poter essere replicate;
• valorizzare non solo il risultato raggiunto ma anche il metodo adottato per conseguire gli obiettivi predefiniti, attraverso il coinvolgimento di una pluralità di soggetti.

2. Criteri per l’individuazione di una buona pratica di protezione civile

Come previsto dalla Direttiva del 7 dicembre 2023, nell’ambito delle attività dell’Osservatorio, per buona pratica di protezione civile si intende:

“un’azione o un insieme di azioni che, attraverso un determinato processo, dimostri di poter realizzare un obiettivo specifico coerente con le finalità di protezione civile, e che al contempo determini un miglioramento delle capacità di azione del SNPC”.

La buona pratica deve essere stata effettivamente realizzata, deve inoltre essere stata applicata con successo o sperimentata anche attraverso esercitazioni di protezione civile, da almeno un soggetto del SNPC, dimostrando coerenza rispetto all’obiettivo prefissato. In altre parole, è una pratica che ha dimostrato di funzionare bene e di produrre risultati.

La buona pratica è da considerarsi come un processo e, quindi, raccoglie azioni e/o procedure e/o metodologie organizzate in modo sistemico, che siano in grado di sviluppare un miglioramento del contesto in cui sono applicate.

Una buona pratica deve soddisfare i criteri essenziali specificati all’art. 2, comma 2, della Direttiva.

Oltre a tali criteri essenziali, si possono considerare ulteriori caratteristiche, di seguito descritte, che pur non essendo necessarie a definire la buona pratica, è preferibile siano possedute da una buona pratica di protezione civile:

• coerenza con le Agende europee ed internazionali: essere coerente con le tematiche di maggiore interesse nell’ambito delle Agende internazionali ed europee (sviluppo sostenibile, adattamento al cambiamento climatico e riduzione dei rischi di disastro), riguardando aspetti che, nel contribuire alla realizzazione degli obiettivi di dette agende internazionali, siano anche volti alla riduzione dei rischi in termini di protezione civile;
• innovazione: essere innovativa rispetto al contenuto che apporta e costituire quindi un valore aggiunto all’ordinarietà;
• misurabilità e monitorabilità del processo e dei risultati: essere misurabile in fase di applicazione tramite indici che attestino la coerenza con i criteri essenziali contenuti nella Direttiva e con le caratteristiche preferenziali di cui al presente paragrafo, affinché la pratica possa essere documentata e/o documentabile e valutabile in maniera oggettiva

3. Organizzazione dell’Osservatorio

3.1. La gestione dell’Osservatorio

L’organizzazione dell’Osservatorio è basata su un approccio collaborativo che garantisce il costante raccordo con le componenti, le strutture operative e i soggetti concorrenti del SNPC, e favorisce il contributo di una pluralità di soggetti.

Tale costante raccordo viene garantito nell’ambito dell’Osservatorio attraverso i referenti del Comitato operativo della protezione civile eventualmente integrati con altri soggetti lì non rappresentati.

La gestione dell’osservatorio è realizzata tramite il Gruppo di gestione di cui all’art. 4 della Direttiva 7 dicembre 2023 da istituirsi con Decreto del Capo del Dipartimento.

3.2 Il percorso di individuazione delle buone pratiche

Al fine dell’individuazione delle buone pratiche, con cadenza almeno biennale, il Gruppo di gestione individua una rosa di almeno tre temi, selezionati sulla base dello specifico interesse ovvero di quelle che esso ravvisi essere le più rilevanti priorità per le esigenze del SNPC, anche eventualmente attraverso la consultazione dei referenti del Comitato operativo della protezione civile e eventuali altri soggetti del SNPC.

Il Capo del Dipartimento della protezione civile sceglie nell’ambito della rosa di temi proposti, il tema dell’anno, che viene comunicato ai referenti del Comitato operativo nazionale della protezione civile per la massima divulgazione all’interno di tutti gli attori del SNPC.

Il Gruppo di gestione, eventualmente anche con la collaborazione dei referenti del SNPC più direttamente competenti in merito al tema, ha il compito di individuare, con riferimento al tema dell’anno le principali tematiche d’intervento su cui incide la buona pratica. La scelta di partire dalle citate tematiche è determinata dalla considerazione che il cambiamento si possa promuovere più efficacemente analizzando i temi prioritari d’intervento su cui la buona pratica può apportare un miglioramento, in tal senso è necessario analizzare le criticità reali o potenziali che si possono verificare nell’attività ordinaria o in emergenza, per arrivare alle possibili soluzioni e quindi all’individuazione di buone pratiche secondo i criteri essenziali e le caratteristiche preferenziali sopra richiamati.

Questo processo risponde anche all’esigenza di promuovere un percorso virtuoso di raccolta delle informazioni, incluse quelle relative alle cause dei problemi, per migliorare l’efficacia della attività e individuare e apportare modifiche ai processi.

3.3 Il percorso di raccolta e selezione delle buone pratiche

Per raccogliere le proposte di buone pratiche è utilizzata una scheda, allegata alle presenti Indicazioni, che ne forma parte integrante, che dovrà essere compilata in modo digitale, attraverso l’uso di una specifica piattaforma, da coloro che intendono proporre una buona pratica e che, oltre a identificare le tematiche prioritarie d’intervento che la pratica è chiamata a risolvere, indichi:

• la presenza, a pena di inammissibilità, di tutti i requisiti essenziali stabiliti dall’articolo 2, comma 2, della Direttiva;
• la presenza facoltativa di una o più delle caratteristiche preferenziali di cui al paragrafo 2 delle presenti Indicazioni operative;
• il contesto di riferimento della buona pratica (scala territoriale, fase del ciclo della gestione del rischio, tematica affrontata, etc.);
• la descrizione della situazione ex ante ed ex post rispetto all’applicazione della buona pratica;
• in cosa consiste la buona pratica;
• il processo di realizzazione della buona pratica.

Nella scheda sono inoltre raccolte le informazioni necessarie a implementare degli indicatori che consentano una lettura dei risultati della proposta di buona pratica, i criteri di identificazione della buona pratica stessa ed il suo monitoraggio nel tempo. Ogni anno a tali indicatori di carattere generale potranno essere affiancati anche indicatori specifici rispetto al tema scelto; conseguentemente la scheda può essere eventualmente integrata con ulteriori informazioni.

Nella segnalazione delle proposte di buone pratiche è preferibile far riferimento ad attività che prevedano anche il coinvolgimento di più soggetti facenti parte del SNPC, favorendo la creazione di reti di enti che possano quindi proporre buone pratiche condivise che siano, quindi, più facilmente replicabili in contesti complessi quali quelli di protezione civile.

Il Gruppo di gestione provvede, entro il primo trimestre dell’anno successivo, alla valutazione collegiale delle proposte di buone pratiche raccolte ed aventi i requisiti essenziali stabiliti dalla Direttiva. A tal fine il Gruppo è integrato dai proponenti delle pratiche e da altri soggetti, individuati dal Gruppo stesso, ritenuti strategici in relazione al tema trattato. In fase di sperimentazione si valuterà la possibilità di integrare nel processo di valutazione opportune forme di partecipazione delle comunità interessate.

3.4 Il percorso di condivisione delle buone pratiche

La condivisione delle buone pratiche avviene attraverso tre modalità:

• realizzazione e utilizzo di un portale delle buone pratiche, che funge anche da collettore delle risposte ai bandi, sviluppato in base al modello di gestione proposto della Direttiva di attivazione dell’Osservatorio e alle informazioni contenute nella scheda di raccolta delle buone pratiche di cui al paragrafo 3.2;
• realizzazione di un evento in cui socializzare le buone pratiche. Tale momento consentirà non solo di valorizzare quanto già realizzato, ma anche di favorire il raffronto fra differenti pratiche di protezione civile. Il confronto diretto e non mediato dallo strumento informatico è promosso al fine di favorire discussione e approfondimento. L’evento annuale è anche l’occasione per fare il punto sulle pratiche definite buone negli anni precedenti, per condividere eventuali esperienze di applicazione delle stesse in altri contesti e monitorare, sulla base di tali esperienze, se siano o meno da considerarsi ancora attuali.
• realizzazione di percorsi/kit formativi per far sì che le buone pratiche possano essere trasferite ad altre realtà.

3.5 Funzioni del Gruppo di Gestione

Il Gruppo di Gestione dell’Osservatorio provvede a:

• definire i possibili “Temi di interesse” per cui dovranno essere raccolte le buone pratiche atte ad affrontarne le relative tematiche prioritarie d’intervento (cfr. 3.2) anche eventualmente attraverso la consultazione dei referenti del Comitato operativo della protezione civile e eventuali altri soggetti del SNPC;
• individuare le tematiche prioritarie d’intervento che si potrebbero risolvere con riferimento al Tema dell’anno, ivi compresi gli eventuali eventi “sentinella, anche eventualmente in collaborazione con i referenti del Comitato operativo della protezione civile maggiormente rilevanti per il tema,
• definire indicatori/indici atti a valutare se una pratica è “buona” attestando l’aderenza ai criteri essenziali e alle caratteristiche preferenziali sopradescritti;
• valutare la possibilità di coinvolgere nel processo di valutazione opportune forme di partecipazione delle comunità interessate;
• promuovere la pubblicazione di un bando per la raccolta delle buone pratiche e stimolarne la diffusione attraverso il coinvolgimento delle reti esistenti;
• validare, in collaborazione con i referenti del Comitato operativo maggiormente interessati al tema, le buone pratiche individuate;
• organizzare un evento annuale per la discussione e la diffusione delle buone pratiche;
• individuare i soggetti più idonei alla realizzazione di percorsi/kit formativi per far sì che le buone pratiche possano essere trasferite ad altre realtà; gestire il portale delle buone pratiche.

4. Fase di validazione dell’attività dell’Osservatorio

Come previsto dall’articolo 5, comma 1 della Direttiva, durante i primi due anni di attività dalla data di entrata in vigore delle presenti Indicazioni operative l’Osservatorio opera in forma sperimentale e, al termine di tale periodo, il Capo del Dipartimento della protezione civile, sottopone al Presidente del Consiglio dei ministri o, ove nominata, all’autorità politica delegata, una relazione sulle attività svolte che viene trasmessa alla Conferenza unificata di cui al D. Lgs. n. 281 del 1997 per informativa. In tale relazione sono contenute, altresì, proposte per la prosecuzione in via permanente, dell’operatività dell’Osservatorio, sulla base dell’esito della fase sperimentale e, all’occorrenza, sono altresì indicate possibili esigenze di integrazione, aggiornamento e modifica della presente Direttiva. A tal fine si procede, in particolare, a una verifica e validazione in merito al raggiungimento delle finalità e degli obiettivi definiti nelle presenti Indicazioni, con particolare riferimento all’efficacia del modello organizzativo prescelto e delle modalità di raccolta sistematizzazione, condivisione e monitoraggio delle buone pratiche.

5. Oneri e clausola di salvaguardia

All’attuazione del presente provvedimento si provvede nell’ambito delle risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.

Le presenti Indicazioni operative si applicano anche alle Regioni a statuto speciale, compatibilmente con i rispettivi statuti di autonomia e le relative norme di attuazione.

Per le Province autonome di Trento e di Bolzano restano ferme le competenze loro affidate dai relativi statuti e dalle relative norme di attuazione, ai sensi dei quali provvedono alle finalità delle presenti Indicazioni operative.

Le presenti Indicazioni operative sono pubblicate sul sito del Dipartimento della protezione civile.

Roma, 8 luglio 2024

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO DELLA PROTEZIONE CIVILE
Fabrizio Curcio